Gởi plain text mail cho 1 số địa chỉ email nhất định

Ví dụ: Khách hàng đã phản hồi email từ @optusnet.com.au là server webmail không đọc được Rich Text.

Cách giải quyết như thế nào? làm sao để có thể nhớ được email nào cần gởi Plain Text và email nào thì gởi Rich Text?

Giải pháp:

1. Double click vào địa chỉ email của người cần gởi để mở hộp thoại E-mail properties.

Trong mục Internet format: chọn Send Plain Text only. Như vậy cho dù email đang soạn có rất nhiều hình ảnh hay màu sắc thì Outlook cũng sẽ chuyển sang Plain Text trước khi gởi đi.

Outlook sẽ ghi nhớ luôn format này. Những lần sau không cần phải làm lại các bước như trên.

2. Những trường hợp Outlook sẽ không còn nhớ các format send mail:

a). Người gởi sử dụng nhiều thiết bị và mỗi thiết bị đặt 1 cái tên email khác nhau thì phải cài đặt cho từng cái tên Email.

Ví dụ: Lần đầu nhận được email Nguyen Van A lần thứ 2 nhận được email A Nguyen , Như vậy  là có 2 tên và cùng 1 email, cần phải cài đặt Plain Text cho 2 tên email này.

b) Chương trình Outlook bị hư (không phải Data Outlook hư) hay máy tính bị hư phải cài lại.

Đối với trường hợp này tốt nhất là add tên email vào Contacts và cài đặt Plain Text từ Contact của Outlook thì dữ liệu sẽ được lưu trữ trong data  không còn trong bộ nhớ tạm của chương trình. Như vậy chỉ khi Data Outlook hư mới bị ảnh hưởng còn chương trình Outlook hư không sao cả.

Việc add 1 email vào Outlook Contacts rất nhanh:

– click phải trên email chọn Add to Outlook Contacts,

– có thể nhập thêm thông tin nếu cần

– Double click vào email để chọn Format Plain Text

– Cuối cùng chọn Save & Close.